108 Timovi za kreativnost i inovativnost u malim organizacijama

U malim organizacijama, do pedesatak zaposlenih, tim za kreativnost i inovativnost obično imenuje vlasnik, direktor ili najviši menadžer, jer on ili ona ima ovlašćenje da određuje sastav timova i prioritete rada. U praksi, to često ide u dogovoru sa neposrednim rukovodiocima ili zaposlenima koji imaju relevantno znanje za delatnost male organizacije i inicijativu, naročito kada je cilj da tim bude mali i operativan, a kod malih organizacija to je nezaobilazan zahtev i skoro jedina mogućnost.

Dakle, u maloj organizaciji je ključna osoba za izbor i sastav tima, ona koja upravlja organizacijom i donosi kadrovske odluke. Ta ključna osoba članove tima uglavnom birani prema kompetencijama, motivaciji i sposobnosti za saradnju.

Od imenovanja tima do prve sesije treba ići brzo, ali strukturirano, uz jasnu ulogu vlasnika ili menadžera kao nadležnog lica i koordinatora procesa. Ključ je da tim bude mali, kompetentan i da odmah dobije konkretan zadatak, jer inovacije u malim organizacijama najbolje rade kada su povezane sa stvarnim problemima i kratkim ciklusima testiranja.

Plan po koracima koje bi trebalo sprovesti od strane vlasnika ili menadžera:

-          Definisanje cilja tima. Teba odredi jednu do tri oblasti gde firma želi inovacije, na primer: prodaja, interna efikasnost, kvalitet proizvoda/usluge ili novi proizvod/usluga.

-          Imenovanje vođe tima. Vlasnik ili menadžer daje mandat vođi tima, koji uz tekuće poslove vodi organizaciju rada tima i prati rokove.

-          Izabor članova tima. U tim treba uključiti 3–5 ljudi, po mogućnosti kombinacijom različitih iskustva, ideja i operativnog znanja.

-          Postaviti pravila rada, za početak usmeno, a kasnije po sticanju iskustva i pismeno. Dogovoriti trajanje mandata izabranog tima, učestalost sastanaka, način predlaganja ideja i kriterijume za izbor predloga.

-          Priprema alata. Za malu firmu su dovoljni jednostavni alati kao sanduče sa idejama, tabla ideja, liste ideja, kartice ideja ili običan dokument – sveska za evidenciju.

-          Slanje kratakog poziva. U pozivu bi trebalo napisati cilj, očekivanja i temu prve sesije, da bi ljudi došli spremni.

-          Održati prvu sesiju. Vlasnik ili menadžer na prvoj sesiji trebali bi da se fokusiraju na jedan realan problem, ideje bez kritike u prvoj fazi i brzi izbor 1–2 ideje za testiranje.

Prva sesija treba da traje 60 do 90 minuta i da ima jednostavan tok: uvod, izbor problema, generisanje ideja, ocena ideja i dogovor o sledećem koraku. Poželjno je da se prvo stvori psihološki sigurno okruženje, jer ljudi u tom slučaju lakše dele i “neobične” predloge. Na kraju sesije treba da se saopšti vođa tima, okvirno rokovi i način provere rezultata rada tima.

Ne treba krenuti sa previše širokim ciljevima, jer male firme bolje napreduju kroz male i vidljive pobede. Dobar početak je problem koji se može testirati u roku od 1 do 2 nedelje, pa se nakon toga odlučuje da li ideja ide dalje. Na prvoj sesiji, kada se praktično objavljuje – obnaroduje ta nova praksa, kada je primereno i kada ima mogućnosti, trebalo bi omogućiti i drugim zaposlenima da joj pristvuju.

Kriterijumi za izbor članova tima za inovacije u malim organizacijama

Za tim za inovacije u malim organizacijama treba birati ljude uz kombinovanje stručnosti, spremnosti na saradnju i motivisane za rad, a ne samo po hijerarhiji. Dobro je da tim bude mali, praktičan i sastavljen tako da može brzo da pretvara ideje u akciju.

Glavni kriterijumi za izbor članova tima za inovacije su:

-          Tehnička ili stručna znanja relevantna za oblast u kojoj firma želi inovacije.

-          Iskustvo u timskom radu i spremnost na saradnju.

-          Komunikacione veštine, jer članovi moraju jasno da iznose ideje i daju povratne informacije.

-          Kreativnost i otvorenost za promene, posebno kod predlaganja novih rešenja.

-          Odgovornost i pouzdanost, da bi dogovoreni zadaci zaista bili završeni.

-          Različite perspektive i uloge, da tim ne bude jednouman; korisno je spojiti kreativca, operativca i nekoga ko zna da završi posao.

-          Motivacija i inicijativa, jer mali timovi najbolje rade kada članovi imaju unutrašnji impuls da unapređuju stvari.

Idealno je da se izaberu ljudi u tim koji poznaju svakodnevne probleme u firmi, ali i mogu da gledaju širu sliku i predlože poboljšanja. Ako postoji izbor između „najvišeg položaja” i „najbolje kombinacije veština”, obično je bolja druga opcija.

Kandidate za članove tima moguće je proceniti kroz 5 pitanja:

-          Da li zna posao?

-          Da li ume da radi s drugima?

-          Da li se pokazao u predlaganju ideje?

-          Da li se pokazao u preuzimanju inicijative i odgovornosti? i

-          Da li ima vremena za učešće u timu od redovnog posla?

Članovi koji dobiju visoke ocene na četiri do pet gornjih pitanja najčešće su dobar izbor za inovacioni tim u maloj organizaciji.

Za odabir članova inovativnog tima u maloj organizaciji najvažnije su kompetencije koje kombinuju znanje, ponašanje i spremnost na promene. U praksi to znači da ne treba birati samo „najstručnijeg”, nego osobu koja može da doprinese idejama, saradnji i sprovođenju rešenja.

Pored toga poželjno je da je član tima:

-          jasan u izražavanju ideja, aktivno sluša i ima konstruktivan pristup;

-          je spreman na timski rad i saradnju, deljenje znanja i držanje zajedničkog cilja u fokusu;

-          sposoban da problemski razmišlja, da definiše problem i da ga raščlani i pretvori u konkretne akcije;

-          prilagodljiv, otvoren za promene, brzo učenje i prihvatanje novih metoda rada;

-          odgovoran i pouzdan u završavanju dogovorenog posla i poštovanje rokova;

-          digitalno pismen u korišćenju osnovnih alata za saradnju, praćenje ideja i dokumentovanje rada…

Kako odmičemo dalje u nabrajanju poželjnih osobina članova tima za kreativnost i inovativnost zaključićemo da takvih ljudi nema ii ima vrlo malo. Međutim, vlasnik ili menadžer često će morati formirati tim iz raspoloživog broja zaposlenih koji neće baš uvek imati sve najpoželjnije osobine.

Motivisanje zaposlenih za rad u inovacionim timovima

U malim organizacijama najbolje rade metode koje daju ljudima vreme, sigurnost i priznanje da bi aktivno učestvovali u inovacijama, što se ostvaruje:

-          Postavljanje inovacija kao jasanog prioriteta, sa konkretnim ciljem i vremenom u rasporedu, jer ljudi ne učestvuju kad su stalno zatrpani operativnim poslom;

-          Davanje podrške vođi tima kroz redovne razgovore, praćenje napretka i uklanjanje prepreka, jer slaba podrška menadžmenta značajno usporava inovativnost;

-          Stvaranjem psihološki sigurne atmosfere, tako da je u redu predlagati ideje, ne slagati se i napraviti grešku bez straha od sankcija;

-          Pohvalama i nagradama doprinosa, čak i kada ideja još nije odmah sprovedena, jer priznanje jača osećaj ostvarenja i motiviše ljude da ponovo učestvuju;

-          Uvođenjem malih eksperimenata i brzih pilota, jer kratki testovi daju ljudima osećaj napretka i smanjuju strah od neuspeha;

-          Uključivanjem zaposlenih u rešavanje stvarnih problema iz svakodnevnog rada, jer je motivacija jača kada vide da njihova ideja ima direktan efekat;

-          Transparentnom komunikacijom šta se desilo sa svakim predlogom, da bi ljudi znali da ideje nisu „nestale” i da bi ostali spremni da ponovo učestvuju…

Za malu firmu je često dovoljan jednostavan sistem: mesečna sesija ideja, kratka evaluacija, jedna nagrada ili javno priznanje i jasan vlasnik svake ideje. Ako se dobra ideja ne sprovede, važno je objasniti zašto, jer inače zaposleni brzo zaključuju da učešće nema smisla. Posebno dobro rade nematerijalne nagrade kao što su priznanje, razvoj, veća autonomija i učešće u odlučivanju.

Najčešća greška je tražiti inovacije, a ne osloboditi vreme za njih. Druga greška je prikupljanje ideja bez realizacije, što smanjuje poverenje i sledeću participaciju. Treća greška je kažnjavanje grešaka umesto tretiranja greške kao izvora učenja.

Procedure

U maloj organizaciji je poželjno imati makar kratko uputstvo ili pravilnik za kreativnost i inovativnost, ali ne mora biti težak birokratski dokument. Najpraktičnije je da bude jednostavan, jasan i orijentisan na to kako se ideje predlažu, procenjuju i sprovode, jer inovativnost bolje raste uz podržavajuće politike, otvorenu komunikaciju i psihološku sigurnost.

Za malu firmu obično je najkorisnije imati jedan kratak dokument koji kombinuje:

-          svrhu i ciljeve inovativnog rada, te zašto firma podstiče inovacije

-          uloge i odgovornosti,

-          način predlaganja ideja i kako se one razmatraju,

-          kratak obrazac za popunjavanje ideja,

-          kriterijume za procenu,

-          način odlučivanja, ko odlučuje i u kom roku,

-          pravilo da se svaka ideja dobija povratnu informaciju,

-          pravila za praćenje i nagrađivanje.

To može biti nazvano procedura, uputstvo, pravilnik ili čak politika inovacija; važnije je da dokument bude upotrebljiv nego kako se formalno zove. U malim organizacijama je često najbolje da bude kratak, npr. 2 do 5 strana i da ga ljudi zaista koriste.

Dokument pomaže da inovacije ne zavise samo od raspoloženja vlasnika ili trenutne inspiracije tima. On uvodi red u proces, smanjuje nejasnoće i šalje poruku da je kreativnost deo kulture, a ne ad hoc aktivnost. Takođe olakšava da zaposleni znaju gde ideje idu, ko odlučuje i šta se dešava nakon predloga.

Primer procedure

Ispod je gotov, kratak model dokumenta koji se može odmah prilagoditi za malu firmu. Struktura je zasnovana na tome da dokument bude praktičan, jednostavan i upotrebljiv u maloj organizaciji, a ne previše birokratski.

Ukoliko imate uređen sistem kvaliteta, preradite ovaj dokument u skladu sa vašim uspostavljenim sistemom.

Naziv dokumenta

Politika i procedura za kreativnost i inovativnost

Naziv organizacije: [upiši naziv]
Verzija dokumenta: 1.0
Datum primene: [upiši datum]
Vlasnik dokumenta: [direktor/vlasnik/menadžer]

1. Svrha

Ovaj dokument definiše način na koji organizacija podstiče, prima, razmatra i sprovodi ideje za unapređenje rada, proizvoda, usluga i unutrašnjih procesa. Cilj je da se razvije kultura kreativnosti, da se zaposleni podstaknu na predlaganje rešenja i da se dobre ideje pretvore u konkretna poboljšanja.

2. Predmet i područje primene

Ovaj dokument se primenjuje na sve zaposlene, saradnike i članove timova u organizaciji. Svako može predložiti ideju, bez obzira na funkciju ili nivo iskustva.

3. Osnovna načela

Organizacija podržava:

-          otvorenost za ideje i predloge,

-          poštovanje različitih mišljenja,

-          konstruktivnu komunikaciju,

-          učenje iz grešaka,

-          brzo testiranje praktičnih rešenja,

-          priznanje za doprinos inovacijama.

4. Uloge i odgovornosti

Menadžer/vlasnik odobrava smernice, daje podršku i donosi konačne odluke o resursima i prioritetima.
Vođa za inovacije prima ideje, vodi evidenciju, organizuje razmatranje i obaveštava predlagače o statusu.
Zaposleni predlažu ideje, učestvuju u diskusiji i, po potrebi, pomažu u testiranju rešenja.
Tim za razmatranje ideja procenjuje predloge prema jednostavnim kriterijumima i preporučuje dalje korake.

5. Način predlaganja ideja

Ideja se može predati usmeno, putem mejla ili kratkog obrasca za ideju.

Preporučuje se da predlog sadrži:

-          opis problema ili prilike,

-          predlog rešenja,

-          očekivanu korist,

-          moguće resurse ili trošak,

-          ime predlagača i kontakt.

6. Kriterijumi za procenu

Svaka ideja se razmatra prema sledećim kriterijumima:

-          korisnost za organizaciju,

-          izvodljivost,

-          očekivani efekat,

-          potrebni resursi,

-          usklađenost sa ciljevima firme.

7. Proces razmatranja

-          Ideja se evidentira odmah po prijemu.

-          Vođa tima u roku od [npr. 5 radnih dana] potvrđuje prijem.

-          Tim za razmatranje ideja ocenjuje predlog.

-          Predlagač dobija odgovor: prihvaćeno, odloženo ili odbijeno, uz kratko obrazloženje.

-          Ako se ideja prihvati, određuje se odgovorna osoba, rok i način praćenja.

8. Testiranje i realizacija

Prihvaćene ideje se, kad god je moguće, prvo testiraju kroz razvoj koncepta, mali pilot ili probnu primenu. Nakon testiranja procenjuje se da li ideja treba da se proširi, prilagodi ili obustavi. Ovaj pristup smanjuje rizik i omogućava brzo učenje.

Ukoliko je realizovana ideja nakon probne primene dobila ocenu, od tim za inovacije i menadžera/vlasnika organizacije, da može da ide u serijsku proizvodnju / komercijalno pružanje usluge, za nju se prema proceduri “Upravljanje projektovanjem i razvojem” priprema tehnička dokumentacija, vrši izrada prototipa, preispitivanje, verifikacija i validacija pre lansiranja na tržište.

Ukoliko organizacija nema uređen i dokumentovan sistem kvaliteta, tj nema proceduru “Upravljanje projektovanjem i razvojem”, vođa tima sa timom završava realizaciju ideje na način kako se dogovori sa vlasnikom/menadžerom.  

9. Motivacija i priznanje

Organizacija može nagraditi doprinos kroz javno priznanje, pohvalu, simboličnu nagradu, priliku za razvoj ili veću uključenost u projekat. Važno je da zaposleni vide da se njihov doprinos ceni, čak i kada ideja još nije odmah realizovana.

10. Završne odredbe

Ovaj dokument stupa na snagu danom usvajanja. Po potrebi se ažurira jednom godišnje ili ranije, ako dođe do promena u organizaciji, procesima ili ciljevima, u skladu sa dokumentovanim sistemom kvaliteta. Svi zaposleni treba da budu upoznati sa sadržajem dokumenta.

Usvojio:
Datum:

Kraj članka – posta 108.