Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati potrebne-zahtevane faze procesa, uključujući primenljiva preispitivanja PiR.
Potrebne-zahtevane faze PiR zavise od toga koliko usluge ili procesi u sebi nose novina, pa se planovi PiR značajno razlikuju kod:
- potpuno nove usluge ili procesa, sa vrlo malo komponenti (agregata, materijala i podprocesa) koji su već verifikovani u nekim prethodnim PiR (najređi slučajevi);
- usluga ili procesa u kojima ima mnogo komponenata, agregata, materijala i dokazanih podprocesa, koji su već pouzdano verifikovani na sličnim uslugama ili procesima (najčešći slučajevi).
Što u PiR usluge ili procesa ima više novina, planiranje je kompleksnije i zahtevnije i obrnuto, planiranje je jednostavnije, sa mogućnošću da se pojednostavi – uprosti preispitivanje, verifikacija i validacija. Iza ovakvih slučajeva treba da stoji proces razmatranja i odgovarajuća odluka od strane menadžmenta.
Često se u ovakim slučajevima odluka prepušta visoko – pozicioniranim pojedincima struke, što se po pravilu negativno odrazi na kvalitet preispitivanja, verifikacije i validacije razmatrane faze PiR usluge ili usluge.
U preispitivanje PiR usluge treba uključiti sve stručnjake u organizaciji koji su na neki način odgovorni za razmatranu fazu PiR usluge. To mogu da budu predstavnici dizajna, angažovanih spoljnjih naučnih institucija, tehnologije, pripreme vršenja usluge, kontrole, nabavke, marketinga, finansija, testiranja usluge i drugih funkcija primerenih delatnosti organizacije koja razvija usluge.
Preispitivanja PiR u jednoj fazi razvoja, npr. prototipskoj partiji, može da se obavi više puta do okončanja te faze razvoja, kada faza razvoja dugo traje - godinu i više. O izvršenim preispitivanjima treba formirati odgovarajuće zapise u skladu sa zahtevom 7.5 standarda ISO 9001.
Šta to i kako menadžment preispituje u razmatranoj fazi razvoja, biće saopšteno u članku – postu 408 u narednim izdanjima.
Male organizacije
Mali preduzetnik je u fazi preispitivanja non stop, od rađanja ideje ili od potpisanog ugovora. Tokom preispitivanja mali preduzetnik prolazi kroz analizu adekvatnosti ulaznih elemenata, procene napredovanja plana, spremnosti verifikacionih i validacionih aktivnosti i svega onoga što je definisano u člancima – postoima 408 i 409 u narednim izdanjima.
Zahtevane aktivnosti PiR (8.3.2 c)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati potrebne aktivnosti verifikacije i validacije PiR.
Verifikacija PiR
Verifikacija PiR je aktivnost koja se izvodi na projektovanoj i razvijanoj usluzi ili procesu nakon završetka svake faze razvoja, u cilju dobijanja objektivnih dokaza da je PiR usluge ili proces ispunio specificirane zahteve.
Verifikaciji faza PiR ili procesa, kada oni sadrže nove komponente i agregate, koji su dobijeni-kupljeni od dobavljača, pristupa se u sklopu nove usluge, iako su te komponente, agregati ili procesi pojedinačno prethodno ispitani i zadovoljili tokom kontrolisanja kod dobavljača.
Nakon aktivnosti planiranja PiR usluge ili procesa, u kojoj se definiše momenat kada će se verifikacija izvoditi i eventualna zaduženja zaposlenih i funkcija, za pouzdano izvođenje verifikacije neophodno je izvršiti temeljne pripreme. Pri tom treba predvideti da se verifikacija izvodi nakon svake faze razvoja usluge i najčešće joj treba prethoditi preispitivanje PiR.
Kada su male organizacije u pitanju, zadovoljenje ovog zahteva standarda je izuzetno diskutabilno, a probleme koji su ipak premostivi predstavlja:
- primena na verifikacijama pravila dobre prakse;
- kredibilitet onoga ko vrši verifikaciona ispitivanja (najčešće se u jednoj osobi krije nosilac ideje, dizajner, tehnolog, kontrolor, laborant...);
- lični pristup tumačenju zahteva standarda i sl.
Problemi se prilično elegantno rešavaju korišćenjem na verifikacijama PiR usluge profesionalaca za razvoj, kontrolnih kuća, akreditovanih laboratorija, instituta, naučnih ustanova i fakulteta.
Kroz proces verifikacije treba generisati dovoljno podataka da se omogući preispitivanje metoda i odluka koje se odnose na PiR, poboljšanje usluge ili procesa u narednim fazama PiR.
Šta je to i kako se izvodi verifikacija PiR u razmatranoj fazi razvoja, biće saopšteno u članku – postu 408 u narednim izdanjima.
Validacija PiR
Validacija predstavlja potvrđivanje sposobnosti usluge, preko objektivnih dokaza, da ispunjava zahteve za specificirano, nameravano korišćenje ili primenu i očekivanja korisnika pre korišćenja usluge i njihove percepcije nakon korišćenja.
Tokom određivanja faza PiR usluge ili procesa, kada je primereno, planira se vreme kada će se izvoditi validacija PiR.
Ukoliko su ulazi PiR definisani potpuno, obuhvatajući sve realne uslove korišćenja usluge, a verifikacionim ispitivanjima potvrđena sposobnost usluge da zadovolji u tim realnim uslovima, validacija se ne mora izvoditi, tj. moguće je lako opravdati njeno isključivanje.
Pored validacija u fazama PiR, moguće je izvođenje višestrukih validacija nakon davno izvršenih verifikacionih ispitivanja usluge, kada se treba dokazati, preko objektivnih dokaza, da usluge ispunjavaju nove zahteve za specificirano, nameravano korišćenje ili primenu u drugim uslovima od onih za koje je davno izvedeno završno verifikovanje i validacija.
Šta to i kako se izvodi validacija u razmatranoj fazi razvoja, biće saopšteno u članku – postu 409 u narednim izdanjima.
Male organizacije
Mali preduzetnik bi trebalo u planu PiR usluge da predvidi kada će izvodi verifikacione i validacione aktivnosti, kog obima, na kakvoj opremi, u kojim uslovima i sa kakvim kriterijumima za prihvatanje uspešnosti PiR. Najčešće se to izvođenje planira uz kontrolu neophodne dokumentacije o kontrolisanju i završno kontrolisanje, bez nekih velikih testiranja i proba, što se nekad može opravdati jednostavnošću usluge i očiglednošću ispunjenosti postavljenih ulaznih zahteva za PiR.
Međutim, kada mali preduzetnik mora da aktivnost verifikacije i validacije osvojene usluge izvede kod nadležnih institucija, onda plan PiR mora da predvidi kod koga će se obavljati te aktivnosti, koliko vremena je potrebno da se one izvedu i šta će biti validni pokazatelj da je usluge zadovoljila na takvim ispitivanjima, kao i kako postupati u budućnosti pri komercijalnom pružanju usluge čije verifikacije i validacije treba izvoditi kod nadležih institucija u društvu.
Odgovornosti i ovlašćenja u procesu PiR (8.3.2 d)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati odgovornosti i ovlašćenja zaposlenih uključenih u proces PiR.
Odgovornosti i ovlašćenja zaposlenih uključenih u proces PiR neophodno je definisati odlukom o PiR usluge, planom PiR, planom kvaliteta, opisima poslova i sličnim dokumentima.
Odgovornosti i ovlašćenja treba definisati za:
- vođu projekta razvoja,
- zamenika vođe projekta,
- lice za saradnju po PiR usluge sa dobavljačima-isporučiocima agregata, komponenti i delova,
- lice pred menadžmentom odgovorno za praćenje PiR usluge,
- lice pred menadžmentom odgovorno za komunikaciju sa predstavnikom korisnika, kada se izvodi PiR po ugovoru,
- lice pred menadžmentom odgovorno za komunikaciju sa predstavnikom državnih institucija, kada je primereno,
- ostale zaposlene stalno i povremeno angažovane u procesu PiR,
- lice odgovorno za kontrolisanje razvijane usluge,
- lice odgovorno za pripremu plana – programa verifikacionih ispitivanja, kada verifikaciona ispitivanja izvodi sama organizacija sa svojim potencijalima,
- lice – telo, odgovorno za pripremu, praćenje, evidentiranje i izveštavanje o izvođenju preispitivanju, verifikaciji i validaciji razvijane usluge,
- lice – telo, nadležno za odobravanje izmena na usluzi tokom PiR,
- formiranje, čuvanje i distribuciju odgovarajućih zapisa vezano za preispitivanja, verifikacije, validacije, kao i izmene na razvijanim uslugama,
Menadžment bi takođe trebalo da poštuje pravila dobre prakse u PiR, kad god je to moguće i da:
- verifikaciona ispitivanja ne poverava onima koji su dizajneri (tvorci) usluge ili tehnolozi na usluzi koja se PiR i
- dobro razmotri da li je dovoljan obim verifikacionih ispitivanja razvijane usluge koji nalažu standardizovane metode, kada postoje.
Male organizacije
U malim organizacijama ovaj deo plana PiR uglavnom se ne rešava jer je sve u rukama najčešće jedne osobe. Kada je to partnerska organizacija ili eventualno čak ima pored vlasnika imenovane nadležne osobe za PiR, dizajn, predradnike, poslovođe, smenovođe i sl., ukoliko im se dodeljuju u nadležnost nekih delova PiR, to jednostavno treba navesti na planu PiR.
Interni i eksterni resursi PiR (8.3.2 e)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati potrebne unutrašnje i eksterne resurse za PiR usluge.
Kako je PiR usluge zahtevna aktivnost kojom se od ideje - odluke stiže do novih usluge uz angažovanje:
- internih i eksternih ljudskih resursa neophodnih znanja:
· za izvođenje PiR;
· za primenu lean filozofije;
· iz uspostavljenog sistema menadžmenata;
· iz ekologije, rizika, bezbednosti i zdravlja;
- specijalizovanih softvera i kompjuterske opreme;
- sopstvene i podugovorene procesne opreme;
- specificiranih materijala-sirovina;
- isporuka specijalnih agregata, softvera, kontrolnih jedinica;
- specijalnih laboratorija i opitnih centara za verifikacione aktivnosti;
- nekad isporučilaca i korisnika;
- potrebnih finansijskih sredstava;
- nekad i državnih institucija itd,
neophodno je planovima PiR, blagovremeno za svaku od faza PiR, predvideti te resurse i obezbediti ih interno ili eksterno (izdavanjem pisanih dokumenata i potpisivanjem odgovarajućih ugovora).
Blagovremenost i kvalitet neophodnih resursa su ključni za izvršenje planova PiR i uštede u svim resursima. Ako menadžment to ne obezbedi na vreme, planirani rokovi se produžavaju razvoj kasni, troše se neracionalno svi resursi, ugrožava konkurenost firme i njeno trajanje na tržištu.
Što su usluge složeniji, planiranje i blagovremeno obezbeđenje resursa dobija na značaju.
Male organizacije
U malim organizacija svi resursi su uglavnom prenapregnuti, štedljivo se angažuju i predmet su racionalnog i planiranog angažovanja, a kada ih nema na raspolaganju, pribavljaju se u najmanjim potrebnim količinama. Tako je i sa ljudskim resursima. Kada su neophodna adekvatna znanja za potrebne ekspertize - kompetencije, kao što su licence ili izvođenje specifičnih kontrolnih i verifikacionih aktivnosti u opitnim laboratorijama, resurse treba blagovremeno predvideti planom PiR, podugovoriti, rezervisati i angažovati.
Upravljanje interfejsom u procesu PiR (8.3.2 f)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmotriti potrebu za upravljanjem interfejsom (razmenom informacija) između osoba uključenih u proces PiR.
U stvaranju usluge uglavnom učestvuje više ljudi nadležih svako za svoj resor PiR.
Međutim, interakcija između njih mora biti dobro razvijena i definisana:
- ko mora prvi da završi svoj deo PiR, što se odlično uočava u PERT dijagramima;
- ko kome mora pružiti informacije o svojim izlazima iz PiR, koje su važne kao ulaz za PiR komponenti koje se nadovezuju jedne na druge;
- šta se dešava ako tokom vremena izlazi iz jedne komponente dožive izmenu pa ulazi u PiR narednih komponenti dobijaju druge vrednosti;
- šta se dešava ako jedna komponenta svojim rešenjima onemogućava rad narednih komponenti ili celog sistema;
- ko je nadležan za arbitriranje itd.,
da bi se održali rokovi i kvalitet projekta.
Danas, kada se razvoji pojedinih komponenti odvijaju na više mesta i na više kontinenata, ta saradnja i razmena informacija između osoba uključenih u proces PiR značajno utiče na planirane rokove, trošenje para i dizanje stresa u informatičkoj industriji...
Male organizacije
U malim organizacijama, kod kojih je jedna osoba odgovorna za PiR, ovaj zahtev se ne mora posebno regulisati – definisati. Ukoliko se PiR-om bavi eventualno par osoba, dovoljno je na planu PiR navesti njihove nadležnosti i način komunikacije.
Uključivanje korisnika u PiR (8.3.2 g)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati potrebu uključivanja korisnika u proces PiR.
Uključivanje korisnika u proces PiR može da bude dobitna kombinacija kroz koju se stvara dodatna vrednost za krajnjeg korisnika. Kada se ostvari takvo partnerstvo na zajedničkom cilju, ono često vodi inovacijama na uslugama.
Mogu se formirati partnerstva sa korisnicima, sa dobavljačima i sa organizacijama koje su deo društva (npr. fakulteti, univerziteti, instituti, opitne ustanove, laboratorije). Dakle, ovo ide mnogo dalje od sklapanja dobrih ugovora sa dobavljačima.
Uključivanje korisnika, dobavljača i predstavnika organizacija koje su deo društva, treba da bude:
- na dobrovoljnoj ili ugovornoj osnovi,
- vremenski definisano,
- korisno za sve uključene,
- kada je pogodno, ostvareno obezbeđenjem pristupa bazama podataka isporučioca,
- osmišljeno i dobro vođeno od strane menadžmenta.
U svim PiR skupih usluge, čija priprema za plasman dugo traje, uključivanje korisnika i drugih zainteresovanih strana podiže kvalitet PiR ali i samih usluga, podiže zadovoljstvo svih, unapred razrešava primedbe i žalbe, i organizaciji i isporučiocu donosi veliku korist.
Male organizacije
Kod malih organizacija, kada izvode PiR za sopstvene potrebe i samostalno pojavljivanje na tržištu, ovaj zahtev se uglavnom ne reguliše i lako se navode razlozi za to.
Međutim, kada se PiR izvodi za račun nekoga definisanog ugovorom ili na neki drugi način (zakonske obaveze), planom PiR neophodno je definisati, kada i kako se zainteresovane strane uključuju u faze PiR, pozivaju i šta se od njih eventualno mora dobiti kao dokaz o učešću i zadovoljenju zahteva na nekoj karakteristici usluge ili procesa.
Obezbeđivanje usluge nakon završetka procesa PiR (8.3.2.h)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati zahteve za naknadno obezbeđivanje usluge.
Kada se završi proces PiR usluge, neophodno je da davaoc usluge razmotri i obezbedi, kada je primereno, da te usluge imaju podršku od davaoca usluge ili njegove sopstvene ili podugovorene servisne službe u:
- obukama za korišćenje;
- informacijama o inovativnim modifikacijama…
Isporučilac ili njegov zakonski sledbenik dužni su to da obezbede, kada je primereno, najmanje za rokove propisane zakonskim obavezama.
Isporučilac je, shodno ovom zahtevu standarda, obavezan da od dobavljača komponenti usluge ili agregata ima na raspolaganju jedan broj istih ili da tu obavezu reguliše ugovorno sa svojim dobavljačem najmanje u trajanju koje je propisao zakonodavac.
Male organizacije
Ovaj zahtev retko se sreće kod malih organizacija, ali može da se prepozna iz eksplicitno iskazanih specifikacija (ugovora) ili neke zakonske odredbe. Kod malih organizacija to treba navesti u planu PiR, obezbeđujući, kada je primereno, raspoloživost adekvatnih tehnoloških i kontrolnih postupaka, uređaja za pružanje usluge i komponenti minimum u vremenskim rokovima navedenim u ugovorima ili zakonskim odredbama, kod nas do sedam godine.
Nivo upravljanja u procesu PiR (8.3.2.i)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati nivo upravljanja koji se očekuje za proces PiR od strane korisnika i drugih relevantnih zainteresovanih strana.
Za vreme definisanja faza PiR usluge organizacija treba da razmotri nivo upravljanja procesom PiR od strane korisnika i drugih relavantnih zainteresovanovih strana (banaka, društvene zajednice, inspekcijskih službi, odgovarajućih ministarstava, investitora).
Sve te aktivnosti praćenja i kontrole od korisnika i drugih zaintereseovanih strana, treba da budu definisane u planu PiR i makar najavljene u odgovarajućim ugovorima i planovima kvaliteta. Organizovanje izvršenja tih aktivnosti pripada u nadležnost top menadžmenta, predstavnika rukovodstva za kvalitet i vođa PiR.
Najmanje što bi trebalo po ovom zahtevu imati je:
- procedura u kojoj je definisano upravljanje procesom PiR,
- rezultate internih provera koji potvrđuju da je procedura primenjena,
- za upravljanja koja se očekuju za proces PiR od strane korisnika i drugih relevantnih zainteresovanih strana, dokumenta u kojima je to regulisano treba da bude na raspolaganju vođama projekata, predstavniku rukovodstva za kvalitet i izvršiocima internih provera.
Male organizacije
Kada se tokom poslovanja javi potreba uvida u upravljanje procesima PiR od strane korisnika i drugih zainteresovanih strana, trebalo bi takvu obavezu evidentirati u planu PiR i definisati ko je obavezan da u maloj organizaciji to izvede.
Dokumentovane informacije o ispunjenju zahteva za PiR (8.3.2.j)
Tokom određivanja faza i upravljanja PiR, organizacija će razmatrati dokumentovane informacije potrebne da se pokaže da su zahtevi za PiR ispunjeni.
U fazama izvođenja preispitivanja, verifikacija i validacija razvijane usluge, kao i u kriterijumima prihvatanja za pojedine faze (prototipove, prototipske partije i pilot partije), organizacija isporučilac treba da u dokumentaciji-zapisima o tim aktivnostima iskaže nedvosmisleno da li su ispunjeni zahtevi za PiR svake pojedinačane faze (definisani ulaznim zahtevima, ugovorima i dopunama ugovora). Iskaz se mora formirati na osnovu interno i eksterno dokumentovanih informacija u izveštajima o rezultatima ispitivanja, kada postoje, i na osnovu zapisa o kontrolisanju procesa i usluge. U planu PiR trebalo bi tu aktivnost predvideti, ako se razlikuje od rešenja u dokumentovanoj proceduri o PiR, da bi se blagovremeno mogla izvršiti i sačuvati u odgovarajućim dokumentima ili bazama.
Dokumenta o ispunjenju zahteva za PiR, treba da budu dostupna unutrašnjim organizacionim celinama (finsijskim, planskim i pripremnim službama, markentinškim službama…) i spoljnjim zainteresovanim stranama (banakama, društvenoj zajednici, investitorima), kada je to regulisano ugovorima ili drugim relavantnim dokumentima.
Za ta dokumenta treba regulisati način i nadležnosti formiranja, vreme formiranja, čuvanja (arhive, računarske baze…), pravo pristupa, pravo izmena i sl., a sve u skladu sa zahtevom 7.5 standarda ISO 9001.
Male organizacije
Prema planu kvaliteta, planu PiR ili dokumentavanim procedurama, neophodno je u malim organizacijama čuvati i predočiti na uvid da su zahtevi za PiR ispunjeni na osvajanim uslugama, što podrazumeva ispunjenje istih zahteva kao i kod velikih organizacija.
Kraj članka – posta 405
Komentari
Još nema odobrenih komentara. Pošalji prvi komentar.