107 Procedure za kreativnost i inovativnst u velikim organizacijama

U velikoj organizaciji je gotovo neophodno imati definisanu dokumentaciju koja uređuje upravljanje kreativnošću i inovativnošću. Međutim, ta dokumentacija ne treba da bude birokratska niti da guši kreativnost, već da stvori jasan i podsticajan okvir za njen razvoj.

Ta dokumentacija ne treba da reguliše kako ljudi treba da razmišljaju, već kako organizacija podržava, vrednuje i sprovodi njihove ideje.

U praksi se najčešće sreće nekoliko vrsta dokumenata:

-          Politika upravljanja kreativnošću i inovacijama (najviši nivo, ali za sam početak nije neophodna)

• Utvrđuje opredeljenje rukovodstva,
• Definiše ciljeve, principe i odgovornosti,
• Povezuje inovacije sa poslovnom strategijom.

-          Pravilnik ili procedura upravljanja kreativnošću i inovacijama koji/a je centralni dokument. Sa kojim/om se definišu:

• uloge i odgovornosti;
• kako se formiraju kreativni timovi;
• kako se organizuju radionice;
• koje metode se koriste u radu kreativnih timova;
• kako se obučavaju vođe kreativnih i inovacionih timova;
• kako se razvija kreativna kultura;
• način pokretanja inovacionih inicijativa;
• formiranje inovacionih timova;
• način prikupljanja i ocenjivanja ideja;
• odobravanje projekata;
• praćenje realizacije;
• nagrađivanje i priznavanje doprinosa;
• dokumentovanje i zaštita intelektualne svojine…

-          Uputstva za pojedine aktivnosti, kao npr:

• kako organizovati radionicu kreativnosti;
• kako koristiti metode poput brainstorminga, TRIZ-a ili lateralnog razmišljanja;
• kako popuniti obrazac za predlog inovacije;
• kako proceniti rizike i koristi ideje…

-          Obrasci i zapisi, kao npr:

• prijava inovacione ideje;
• zapisnik sa radionice;
• matrica za ocenjivanje ideja;
• plan eksperimenta;
• izveštaj o rezultatima;
• baza naučenih lekcija.

Koliko dokumenata je optimalno?

Iskustvo pokazuje da nije cilj imati veliki broj dokumenata. U mnogim uspešnim organizacijama sasvim je dovoljno:

-          jedna politika;

-          jedna procedura;

-          nekoliko kratkih uputstava;

-          standardizovani obrasci.

Takav sistem je pregledan i lako primenljiv.

Veza sa serijom ISO 56000

Serija standarda ISO 56000 polazi od toga da inovacijama treba upravljati kao i drugim poslovnim procesima. To znači da je potrebno definisati:

·       odgovornosti;

·       procese;

·       kriterijume odlučivanja;

·       način merenja uspešnosti;

·       kontinuirano unapređivanje sistema.

Međutim, standardi ne propisuju tačan oblik dokumentacije. Organizacija sama određuje koliko će dokumenata imati i kako će oni biti strukturirani.

Šta bi trebao da sadrži pravilnik ili procedura

U izradi pravilnika/procedure, treba koristiti postojeći sistem kvaliteta i normativno pravnu regulativu kompanije, pa primeniti i neki model poslovne izvrsnosti kome kompanija preferira.

Na osnovu najboljih praksi, posebno iz serije standarda ISO 56000, ali i iskustava velikih industrijskih sistema, struktura pravilnika ili procedure za upravljanje kreativnošću i inovativnošću mogla bi da sadrži usklađeno sa pravilima vašeg poslovnog sistema, kao što je dalje prikazano:

1. Predmet pravilnika/procedure

Ovim pravilnikom/procedurom uređuje se sistem organizovanja, podsticanja, prikupljanja, vrednovanja, razvoja i primene kreativnih ideja i inovacija zaposlenih u cilju unapređenja poslovanja organizacije.

2. Područje primene

Pravilnik/procedura se primenjuje na:

-          sve organizacione celine

-          sve zaposlene;

-          spoljne saradnike kada je to ugovoreno;

-          razvoj proizvoda i usluga;

-          proizvodne procese;

-          logistiku;

-          održavanje;

-          kvalitet;

-          zaštitu životne sredine;

-          bezbednost i zdravlje na radu;

-          digitalizaciju;

-          organizaciju rada.

3. Ciljevi sistema za upravljanje kreativnošću i inovativnošću su:

-          razvoj kreativne organizacione kulture;

-          povećanje broja korisnih ideja;

-          unapređenje kvaliteta;

-          povećanje produktivnosti;

-          smanjenje troškova;

-          povećanje bezbednosti;

-          razvoj novih proizvoda i usluga;

-          povećanje zadovoljstva zaposlenih.

4. Načela

Proces kreativnosti i inovativnosti se zasniva na sledećim principima:

• dobrovoljnost učešća;
• dostupnost sistema svim zaposlenima;
• transparentnost;
• jednak tretman svih ideja;
• brzo odlučivanje;
• interdisciplinarnost;
• objektivno vrednovanje;
• zaštita intelektualne svojine;
• kontinuirano unapređenje.

5. Organizacija sistema kreativnosti i inovativnosti

U pravilniku/proceduri trebalo bi navesti ko je/su, kada je primereno:

-          Vlasnike procesa kreativnosti i inovativnosti;

-          Koordinatore za kreativnost;

-          Koordinatora za inovacije;

-          Komisije-timove za kreativnost;

-          Komisije-timove za inovacije;

-          Timove za ocenjivanje;

-          Projektne timove za razvoj kreativnosti i inovacija;

-          Administratore baze ideja.

6. Tokovi procesa kreativnosti i inovativnosti mogu imati sledeće delove, kada je primereno vašoj praksi:

-          Generisanje ideje;

-          Podnošenje ideje;

-          Administrativna provera;

-          Stručno vrednovanje;

-          Donošenje odluke;

-          Pilot-projekat;

-          Implementacija;

-          Merenje efekata;

-          Nagrađivanje;

-          Arhiviranje i razmena znanja…

7. Načini generisanja ideja odvijaju se kao:

-          individualni predlozi;

-          timski rad;

-          radionice kreativnosti;

-          kružoci kvaliteta;

-          Kaizen aktivnosti;

-          hakatoni;

-          TRIZ radionice;

-          dizajnersko razmišljanje;

-          lateralno razmišljanje;

-          benchmarking;

-          analiza reklamacija;

-          analiza rizika…

8. Kriterijumi ocenjivanja kreacija i inovativnih ideja mogu biti definisani (ako već ne postoje u vašoj praksi), kao npr:

Kriterijum                  Broj bodova

Novina                              20

Izvodljivost                       20

Finansijski efekat             20

Kvalitet                              15

Bezbednost                      10

Zaštita životne sredine   10

Strateški značaj               5

9. Nagrađivanje može obuhvatiti:

-          priznanja;

-          novčane nagrade;

-          javne pohvale;

-          uključivanje u razvojne projekte;

-          napredovanje u postavljenjima na poslu.

10. Pokazatelji uspešnosti mogu obuhvatiti npr;

-          broj predatih ideja;

-          broj zaposlenih koji učestvuju;

-          procenat prihvaćenih ideja;

-          vreme obrade ideje;

-          ostvarene uštede;

-          prihod od inovacija;

-          broj patenata;

-          broj realizovanih projekata.

11. Preispitivanje sistema

Najmanje jednom godišnje top menadžment pri preispitivanju sistema menadžmenta, kao i komisije za kreativnost i inovacije analizira efikasnost sistema i predlaže mere za unapređenje jednom godišnje.

12. Završne odredbe

Definišu se stupanje na snagu, odgovornost za sprovođenje i način izmene pravilnika.

Ono što nedostaje većini pravilnika/procedura

Iz iskustava, najveća slabost većine organizacija nije sam pravilnik/procedura, već nedovoljno razrađeni prateći dokumenti. Za sistem koji bi mogao da posluži kao uzor velikim organizacijama preporučuje se najmanje sledećih deset dokumenata:

-          Politika kreativnosti i inovativnosti;

-          Pravilnik o upravljanju kreativnošću i inovativnošću;

-          Procedura upravljanja idejama;

-          Procedura upravljanja inovacionim projektima;

-          Uputstvo za podnošenje ideja;

-          Uputstvo za ocenjivanje ideja;

-          Metodologija bodovanja i rangiranja ideja;

-          Pravilnik o nagrađivanju inovacija;

-          Uputstvo za upravljanje portfoliom inovacija;

-          Uputstvo za merenje efekata inovacija…

Kada budete rešavali vaš sistem za upravljanje kreativnošću i inovativnošću iskoristite brojne primere kao vodilje koje možete dobite od veštačkih inteligencija, lako dostupnih i na načim prostorima.

Kraj posta – članka 107!